Droit de la copropriété: Les effets de l'approbation des comptes

Les effets de l'approbation des comptes

Les effets sont différents selon que l'AG ont approuvé les comptes (A°) ou non (B°).

A°) En cas d'approbation des comptes

L'approbation des comptes a des effets directs (1°) qui doivent être distingués des effets du quitus (2°).

1°) Les effets directs de l'approbation des comptes

Le vote de l'approbation des comptes a pour principal effet de ratifier toutes les dépenses engagées par le syndic au cours de l'exercice écoulé.

Elle emporte ratification des actes accomplis par le syndic, même pour ceux accomplis sans l’accord du syndicat. Mais il faut que les documents aient été portés à la connaissance de l’assemblée.

Cela suppose bien naturellement, que tous les éléments et documents aient été portés à la connaissance des copropriétaires, afin de leur permettre de se prononcer en toute connaissance de cause.

 

Cette approbation, pour être opposable, doit être faite sans restriction.

Elle ne saurait donc être valable, si elle était effectuée avec la mention de « restrictions », ou de « réserves », auquel cas, l'approbation des comptes ne peut résulter que du vote d'une délibération ultérieure.

Sinon, l'approbation emporte ratification de la gestion comptable du syndic pour l'exercice écoulé. Elle a pour effet d'interdire toute révision ultérieure desdits comptes.

Sauf en cas d'inexactitudes, d'erreurs matérielles ou d'omissions conformément aux dispositions de l'article 1269 du Code de Procédure Civile et à condition que la décision d'approbation n'ait pas donné lieu à un recours en annulation.

Les conséquences plus directes de l'approbation des comptes sont les suivantes :

Les copropriétaires ont pour obligation de régler leur quote-part, dans les charges communes telles qu'elles résultent des comptes approuvés ;

La ratification de la gestion financière du syndic, a pour conséquence d'interdire toute révision ultérieure des dépenses de l'immeuble pour l'exercice approuvé. En effet, lorsque les comptes ont été approuvés, ils ne peuvent plus être contestés de sorte que la Cour de Cassation a même affirmé qu'une mesure d'expertise ne pouvait plus être ordonnée (Cass. 3e civ, 3 oct. 1969).

L'approbation de l'assemblée générale se rapporte à l'ensemble des comptes de la collectivité, c'est-à-dire des dépenses incluses dans le budget géré par le syndic.

Cette règle est énoncée à L'article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui dispose que :
«
L'approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale ne constitue pas une

approbation du compte individuel de chacun des copropriétaires ». En effet, chaque copropriétaire dispose d’un compte personnel.

La Cour de Cassation, au visa de l’article 45-1 a récemment rappelée que cette approbation n'empêche nullement les copropriétaires de contester leur compte individuel.

En conséquence, le syndicat doit en effet toujours être en mesure de justifier le montant des recouvrements qu’elle effectuée.

Un copropriétaire dispose donc la faculté de solliciter la correction des erreurs qu'il a pu 6

Par contre elle ne concerne pas la position comptable de chaque copropriétaire, dont les charges n'ont pas à être réparties par l'assemblée.

constater dans la répartition des charges affectant son compte individuel, ce qui suppose naturellement pour lui, la démonstration de l'existence des erreurs invoquées.

Il faut toutefois préciser que l’approbation des comptes ne porte que sur l’aspect financier de la mission du syndic.

Sa responsabilité peut donc être engagée en raison des fautes qu’elle aurait pu commettre.

2°) Le quitus

Il convient de distinguer soigneusement l'approbation des comptes (rapport financier) qui porte sur la gestion financière et comptable et le quitus (rapport moral) qui porte sur la responsabilité de la gestion.

Si ces deux questions relèvent de la même majorité (article 24), en revanche, elles diffèrent par leur objet, les formalités préalables et par les conséquences attachées aux décisions.

L'ordre du jour ne portant que sur l'approbation des comptes, ne permet pas de donner quitus au syndic.

Pour éviter toute confusion, il est indispensable que ces deux questions fassent l'objet de deux rubriques différentes de l'ordre du jour et donnent lieu à des votes distinctifs.

En obtenant le quitus, le syndic devient « quitte vis-à-vis de la copropriété ».

L'intérêt du quitus est d'une part, de supprimer toute discussion sur l’étendue des pouvoirs du syndic et d'autre part, d'engager le syndicat en cas d'excès ou même en cas d'absence de pouvoir du syndic.

Le quitus donné par l'AG vaut à l'égard du syndicat, mais il reste sans effet sur la responsabilité délictuelle envers chaque copropriétaire individuellement.

La loi de 1965 n'exige pas la notification de document particulier lorsque l'AG est 7

Le quitus n'élude donc pas la responsabilité du syndic envers un copropriétaire en raison d'un préjudice personnel causé dans l'accomplissement de sa mission.


Il n'est pas possible de nier l'intérêt pratique de présenter « un rapport moral ».

Ce qui suppose un exposé loyal et sincère.

Le quitus équivaut à une ratification, c'est-à-dire la confirmation de l'initiative du syndic, pour les travaux commandés dans le cadre de ses pouvoirs propres, mais le syndicat serait engagé de plein droit et cette ratification ne serait pas nécessaire si le syndic était resté dans les limites de ses pouvoirs.

Un quitus spécial doit être sollicité en cas d'erreur grave.


B°) En cas de refus d'approbation des comptes

L’assemblée peut refuser l’approbation des comptes.

En premier lieu, il doit être rappelé que l'absence d'approbation des comptes par l'AG n'emporte pas, de plein droit, la nullité du mandat du syndic et l'impossibilité pour celui- ci d'exercer ses fonctions.

Cependant, le refus d'approuver les comptes du syndic a pour corollaire le refus de voter le quitus.

Cela doit être d'une manière générale, interprété comme un début de défiance des copropriétaires, qui entendent ainsi sanctionner, ce qu'il considère comme une mauvaise gestion financière du syndic, pouvant constituer un préalable à l'action potentielle de mise en cause la responsabilité civile de ce dernier.

Il est conseillé aux opposants de motiver leur refus d’approbation (1°), dont il convient de rappeler les conséquences juridiques (2°).

Le quitus ne constitue pas une simple formalité. Car il libère la responsabilité du syndic pour les actes de gestion dont l'AG a eu connaissance et qu'elle a été amenée d'apprécier en connaissance de cause.

 

1°) La motivation du refus

La loi du 10 juillet 1965 n’impose ni à l’assemblée ni aux copropriétaires opposants, même minoritaires, de motiver leur refus d’approbation des comptes.

Cette motivation est néanmoins indispensable :

  •   Le fonctionnement de la copropriété exige que l’on parvienne, d’une manière ou d’une autre, à la consolidation définitive des comptes.

  •   La validation d’un refus non motivé permettrait aux copropriétaires débiteurs en fin d’exercice de s’exonérer unilatéralement de toute obligation au paiement.

    La motivation doit s’inscrire dans le cadre précis de la question posée : le tarif horaire du plombier, le nombre des interventions constatées, l’insuffisance des prestations de la femme de ménage ne justifient pas un refus d’approbation des comptes.

    Il est donc souhaitable de provoquer, à l’occasion des votes sur ce point, les explications des opposants et, le cas échéant, d’en faire mention au procès-verbal.

    Cette pratique présente l’avantage de préciser les rectifications comptables qui seraient justifiées et de conserver la preuve du caractère abusif de certains votes.

2°) Les effets juridiques du refus d’approbation des comptes

Toutefois le refus d’approbation ne permet pas à un copropriétaire de demander le remboursement des provisions versées en cours d’exercice :

Car le refus d’approbation ne fait pas disparaître l’exigibilité qui résultait d’une décision antérieure approuvant un budget prévisionnel qui demeure valable.

Le refus d’approbation des comptes a pour effet de rendre impossible de mettre en recouvrement les soldes individuels débiteurs.

 

Les copropriétaires dont les soldes individuels apparaissaient créditeurs dans les comptes présentés ne peuvent pas non plus en demander le paiement.

Il perturbe donc de manière significative le fonctionnement de la copropriété.

Cette solution n’est pas évidente. Si le refus motivé laisse une possibilité de rectification des comptes, la question ne se pose pas vraiment. Si le refus d’approbation est le prélude à un litige il semble nécessaire de clôturer l’exercice.

Le refus d’approbation des comptes de l’exercice clos peut fragiliser la décision d’adopter le budget prévisionnel de l’exercice suivant celui en cours.

Il est possible d’éviter cet inconvénient :

L’assemblée peut approuver les comptes sous réserve d’une rectification clairement précisée et conférer au conseil syndical la mission de vérifier la bonne exécution de la rectification demandée.

Le syndic peut alors diffuser de nouveaux comptes accompagnés d’un rapport du conseil syndical attestant que la régularisation a été effectuée.

Le refus global d’approbation des comptes présentés est rarement justifié. Dans la plupart des cas, il est judicieux d’approuver les comptes en insérant des réserves, voire des décisions de modification, dans la résolution.

Les réserves peuvent se présenter sous les aspects suivants :

  •   Rejet d’une dépense ;

  •   Défaut de justification comptable d’une dépense ;

  •   Irrégularité d’engagement d’une dépense ; 10

Le refus d’approbation des comptes interdit au syndic de clôturer définitivement les comptes de l’exercice et de reporter les soldes pour l’ouverture de l’exercice suivant.

Lorsque le refus s’avère justement motivé, il appartient au syndic de rectifier les erreurs constatées et de présenter de nouveaux comptes à une nouvelle assemblée.

  •   Contestation partielle d’une facture ;

  •   Imputation à un copropriétaire d’une dépense ;

  •   Modification de la répartition d’une dépense ou d’un profit ;

  •   Insertion d’un profit.

    L’expérience montre que jusqu’à présent la formulation de réserves apporte une satisfaction de l’esprit mais qu’elle est rarement suivie d’effets pratiques.

    Les cas les plus fréquents sont les suivants :

Défaut de justification comptable d’une dépense : lors de la vérification des comptes, le syndic n’a pas été en mesure de présenter une facture justificative. Dans la plupart des cas, la régularisation est effectuée avant l’assemblée.

À défaut, et s’il s’agit d’un montant important :

Les réserves les plus courantes tendent au rejet d’une dépense insérée dans les comptes de charges courantes.

o o o

Le syndic doit être invité à retirer la facture et à indemniser le syndicat si elle a été payée.

En cas de refus, le conseil syndical doit envisager le non-renouvellement du mandat du syndic, voire sa révocation.

Il convient en outre d’inscrire à l’ordre du jour la question de l’autorisation à donner au syndic (qui sera son successeur) pour agir en justice pour remboursement du paiement indu.

Modification de la répartition d’une dépense ou d’un profit : Dans de nombreux cas, il s’agit de rectifier des erreurs matérielles. Une facture de prestations concernant l’ascenseur du bâtiment C a été passée dans les charges « ascenseur » du bâtiment B, par exemple. L’erreur a été signalée lors du contrôle des comptes mais n’a pas été rectifiée. L’incident a été signalé dans le rapport du conseil syndical. L’assemblée peut imposer la rectification sans nécessité d’une inscription à l’ordre du jour car les copropriétaires du C ne peuvent pas arguer d’un préjudice sérieux.

Irrégularité d’engagement d’une dépense : par exemple un changement d’assureur inopportun sans même une consultation préalable du conseil syndical. En cas de conflit avec le syndic sur une dépense importante, le syndicat doit agir en justice car la décision de rejet prise par l’assemblée n’est pas exécutoire ;

 

En conclusion :
1.
La pratique des réserves doit être approuvée, mais il faut veiller à ce qu’elle ne soit pas

limitée à la proclamation de vœux pieux.

2. Le contrôle des comptes en cours d’exercice, complété par un contrôle final aussi proche que possible de la fin de l’exercice est un bon moyen de prévention de ces difficultés.

3. Il ne faut pas abandonner l’apurement des erreurs mineures au risque de valider un certain laxisme de la gestion. Encore faut-il qu’il s’agisse vraiment d’erreurs, et non de simples divergences d’interprétation pour lesquelles on estime que le syndic a toujours tort.

En présence d’une difficulté importante, et de relations conflictuelles avec le syndic, le conseil syndical doit veiller à ce que son rapport écrit comporte des indications sur la nature et les conséquences de la difficulté.

Il est en droit d'exiger l’inscription à l’ordre du jour d’une question accessoire à celle de l’approbation des comptes, et distincte. Le projet de résolution correspondant doit comporter une autorisation au syndic successeur d’engager une action judiciaire. Il peut aussi permettre une procédure de médiation ou assimilée.

Il est évident que le syndic en place, et visé par l’action, ne peut pas agir contre lui-même. Cette procédure implique un changement de syndic. Une procédure de médiation n’exige pas forcément un tel changement.

 

Je reste à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire, pour toute question ainsi que pour tout renez-vous dans mon cabinet situé sur Sète.
Merci de me contacter via le formulaire de contact ou directement au 04 67 45 90 90.

 

Me Gabriel SEIGNALET,

Avocat à la Cour.

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