Droit de la copropriété: Le déroulement de l'approbation des comptes

Le déroulement de l'approbation des comptes

L'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que l'AG est appelée à connaître les comptes de la copropriété (A°) et l'article 11 du décret du 17 mars 1967, donne la liste des documents devant être fournis avec l'ordre du jour lorsque l'AG est appelée à approuver ces comptes (B°)

A°) L'obligation du syndic de rendre compte

Conformément au principe posé par l'article 1993 du Code Civil, le syndic, comme tout mandataire, est tenu de rendre compte de sa gestion au syndicat, son mandant et non à chaque copropriétaire pris individuellement.

Le compte rendu porte à la fois sur l'accomplissement du mandat du syndic et sur les comptes du syndicat.

Car le syndic reçoit des versements des copropriétaires et procède à des règlements.

La reddition de compte est faite à l'AG qui se tient au moins une fois par an. On en déduit que la reddition de comptes doit être faite chaque année.

Mais le RCP ou le contrat de syndic peut prévoir une fréquence plus rapprochée.

Car les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 sont d'ordre public.

La reddition annuelle des comptes, telle que soumise à l'approbation de l'assemblée, a pour objectif principal de faire approuver la gestion financière et comptable du syndic, au cours de l'année écoulée.

La reddition de compte ne consiste pas seulement dans la reddition des comptes. Elle précède les décisions relatives au quitus et à l'approbation des comptes.

S'il est admis, dans le droit commun des contrats, que le mandataire peut être dispensé, même tacitement, de rendre compte, une convention spéciale ne peut dispenser les syndics de copropriété, de rendre compte de l'exécution de leur mandat.

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Sont visés notamment dans l'approbation des comptes, les contrats et marchés passés par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires et leurs incidences financières pour l'immeuble.

B°) Les formalités à respecter

Il convient de rappeler que le décret du 27 mai 2004, qui a modifié l'article 11 du décret du 17 mars 1967, a permis d'aboutir à des règles précises, à respecter en la matière, par le syndic.

Si la reddition des comptes peut intervenir trimestriellement (comme le montre de plus en plus la pratique actuelle à propos de certains postes de dépenses), il n'en demeure pas moins qu'une AG doit se tenir au moins une fois par an au cours de laquelle la question de la gestion du syndic sera discutée.

L'approbation des comptes par l'AG a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, c'est-à-dire à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés.

Il faut préciser que le syndic ne doit rendre de compte qu’au syndicat, son mandant et non pas à chacun des copropriétaires pris individuellement.

Ainsi, le syndic doit impérativement joindre à la convocation de l'assemblée générale, appelée à approuver les comptes :

1. L'état financier du syndicat et son compte de gestion générale, présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ;

2. Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté.

Ces documents sont principalement destinés à permettre aux copropriétaires de procéder à la vérification, documents à l'appui, de la réalité et de la régularité des dépenses exposées par le syndic, au cours de l'exercice écoulé.

Il faut noter à ce propos, l’intervention très importante du conseil syndical de l'immeuble, qui procède à la vérification des comptes, afin de fournir aux copropriétaires, tous les éclaircissements utiles lors de l'AG, appelée à statuer sur les comptes.

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Dans ce contexte, le conseil syndical, conformément à ses prérogatives fixées l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dispose d'un droit d'information sur toutes les pièces et documents, se rapportant à la gestion du syndic (cf. CO2.3 / Les organes de la copropriété : le conseil syndical).

Le conseil syndical peut vérifier les comptes afin d’éclairer les copropriétaires.

En outre, il convient de ne pas omettre que les copropriétaires disposent, d'un droit de consultation, des pièces justificatives des charges de copropriété, avant la réunion de l'assemblée générale appelée à se prononcer sur les comptes du syndic (cf. CO.3.2 / L’assemblée Générale (2) : la convocation de l’Assemblée Générale).

Ces modalités de consultation des pièces doivent être précisées dans la convocation à l'assemblée générale.

En effet, l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que :

« Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic selon des modalités précisées par décret en Conseil d’État ».

Les copropriétaires se voient notifier un certain nombre de documents parmi lesquels figurent :

  •   Le compte des recettes et des dépenses de l'exercice :

  •   Un état des dettes et des créances ;

  •   La situation de trésorerie ainsi que le solde du compte bancaire ou postal.

    Ces documents sont principalement destinés à permettre aux copropriétaires de procéder à la vérification, documents à l'appui, de la réalité et de la régularité des dépenses exposées par le syndic, au cours de l'exercice écoulé.

    Des copropriétaires ne sont pas en mesure d'approuver valablement les comptes s'ils ne connaissent pas toutes les ressources du syndicat et, notamment, le montant des sommes versées par les copropriétaires pour contribuer aux dépenses.

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Seule l’AG est qualifiée pour approuver les comptes de gestion du syndic.

Elle se prononce à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés.

Il lui est possible de se faire assister d’un expert-comptable afin de contrôler les comptes du syndic.

La décision de l'AG peut faire l’objet d’un recours en annulation, notamment si la loi sur l’information des copropriétaires n’est pas respectée.

Une délibération de l'AG approuvant les comptes peut également être annulée si elle a été acquise par un abus de droit ou de majorité.

 

Je reste à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire, pour toute question, ainsi que pour tout rendez-vous dans mon cabinet situé sur Sète.

Merci de me contacter via le formulaire de contact ou directement au 04 67 45 90 90.

Me Gabriel SEIGNALET,

Avocat au barreau de Montpellier

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