Précisions et importance du bulletin de paie: Valeur, portée, durée de conservation (Partie 2)

Quelles sont les sanctions encourues si le bulletin de paye n'est pas remis ou s'il est irrégulier ?

Le fait de ne pas remettre de bulletin de paye ou d'en remettre un dont le contenu n'est pas conforme aux prescriptions légales vous expose aux sanctions suivantes :

  • une amende de 3e classe (C. trav., art. R. 3246-2) ; il y a autant d'amendes que de bulletins de paye irréguliers constatés par l'inspecteur du travail ou un officier de police judiciaire ;
  • des dommages-intérêts pour le salarié (Cass. soc., 19 mai 2004, no 02-44.671 ; Cass. soc., 13 avr. 2016, no 14-28.293) ;
  • une condamnation par le conseil de prud'hommes, éventuellement sous astreinte, à délivrer le bulletin de salaire ou à rectifier celui qui est irrégulier ;
  • une condamnation pour dissimulation d'emploi salarié lorsqu'intentionnellement l'employeur ne délivre pas de bulletin de paye ou y mentionne un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement exécuté (C. trav., art. L. 8221-5).

Si l'absence de remise de bulletin de paye est systématique, le salarié peut prendre acte de la rupture du contrat ou demander sa résiliation judiciaire avec les effets d'un licenciement « abusif ». En revanche, il a été jugé que la seule non-délivrance de bulletins de salaire pendant deux mois n'était pas un motif suffisamment grave pour justifier la résiliation du contrat aux torts de l'employeur (Cass. soc., 9 avr. 2008, no 06-44.508).

Combien de temps faut-il conserver les bulletins de paye ?

La tenue d'un livre de paye n'est plus obligatoire depuis le 1er août 1998 (L. no 98-546, 2 juill. 1998). En contrepartie de cette suppression, les employeurs doivent conserver un double des bulletins de paye ou leur version électronique pendant 5 ans (C. trav., art. L. 3343-4 ; CSS, art. L. 243-12). Il est possible de conserver le double des bulletins de paye sur un autre support – notamment informatique – dès lors que les garanties de contrôles sont équivalentes. Ce support doit permettre d'obtenir toutes les mentions obligatoires sans difficulté d'utilisation et de compréhension, ni risque d'altération (C. trav., art. L. 3243-5 ; C. trav., art. L. 8113-6 ; C. trav., art. D. 8113-2).

S'agissant des bulletins de paye électroniques, il ressort des débats parlementaires que la sécurité de leur conservation incombant à l'entreprise. Celle-ci doit se doter d'un « coffre-fort électronique », c'est-à-dire d'un logiciel sécurisé permettant d'assurer cette conservation.

Attention, bien que le Code du travail prescrive de conserver le double des bulletins de paye ou leur version électronique pendant cinq ans, il est en pratique nécessaire de les conserver plus longtemps :

  • pendant six ans au regard de l'administration fiscale (CGI, art. 86 ; LPF, art. L. 82 B et L. 102 B) ;
  • pendant dix ans dès lors qu'ils présentent le caractère de documents comptables (C. com., art. 123-22) ;
  • voire plus dans la mesure où les salariés peuvent avoir besoin d'attestations au moment de faire valoir leurs droits à retraite.

Si vous ne respectez pas cette obligation de conserver un double des bulletins de paye pendant 5 ans, vous vous exposez à une amende de 3e classe (C. trav., art. R. 3246-2).

Les bulletins de salaire doivent, sur demande, être présentés :

Où les bulletins de paye doivent-ils être conservés ?

Les doubles des bulletins de paye doivent être conservés dans l'entreprise, même si la paye est externalisée. S'il s'agit d'une entreprise à établissements multiples, ils doivent être conservés dans les établissements distincts où il y a un représentant de l'employeur ayant le pouvoir de recruter du personnel (Circ., 2 nov. 1998).

Sachez-le : depuis le 25 mai 2018, l'entreprise doit être en conformité avec les principes énoncés par le RGPD notamment en ce qui concerne les modalités de conservation des documents RH tels que les bulletins de paie (modalités de conservation, droit d'accès, habilitations, etc.).

 

Je reste à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire pour toute question, toute information complémentaire ainsi que pour tout rendez-vous dans mon cabinet situé sur Sète.

Merci de me contacter via le formulaire de contact ou directement au 04 67 45 90 90.

Me Gabriel SEIGNALET

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