Notification d'un licenciement ou d'une sanction disciplinaire: Validité de l'envoi par lettre recommandé electronique

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Sanction disciplinaire, licenciement, notification de la rupture en cas d'acceptation d'un contrat de sécurisation professionnelle, demande de dérogation à la Direccte, déclaration aux organismes sociaux…, multiples sont les cas où la législation impose à l'employeur, au salarié ou à ses représentants l'envoi d'une lettre recommandée.

À ces obligations légales s'ajoutent celles qui résultent d'un accord ou d'une convention collective d'entreprise ou de branche. Il faut enfin compter les cas où, en dehors de toute contrainte, l'employeur, le salarié ou les représentants du personnel choisissent d'envoyer une lettre recommandée pour se ménager une preuve de la mesure qu'ils ont prise (exemples : envoi d'un contrat de travail, mise à la retraite).

 

Le principe de l'équivalence entre la lettre recommandée « papier » et la lettre recommandée électronique a été posée par la loi no 2016-1321 du 7 octobre 2016 (Code des postes et télécommunications électroniques, art. L. 100). Son entrée en vigueur était subordonnée à la parution d'un décret qui a été publié le 12 mai 2018 et est applicable depuis le 1er janvier 2019 (D. no 2018-347, 9 mai 2018).

 

Remarques À cette date, le décret no 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution du contrat sera abrogé.

 

a) Portée générale du décret

Contrairement au décret du 2 février 2011 précité, la loi du 7 octobre 2016 et son décret d'application du 9 mai 2018 ne sont pas réservés au droit du travail. Ils créent une équivalence entre envoi recommandé classique et envoi électronique, valable en toutes matières : « L'envoi recommandé électronique est équivalent à l'envoi par lettre recommandée, dès lors qu'il satisfait aux exigences de l'article 44 du règlement (UE) no 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE » (Code des postes et télécommunications électroniques, art. L. 100).

« Une lettre recommandée électronique est un envoi recommandé électronique au sens de l'article L. 100 » (Code des postes et télécommunications électroniques, art. R. 53).

 

b) Nécessité d'obtenir le consentement du destinataire

Lorsque le destinataire n'est pas un professionnel, ce qui est le cas de tout salarié, l'employeur doit obtenir son consentement : « Dans le cas où le destinataire n'est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l'expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques » (Code des postes et télécommunications électroniques, art. L. 100). Le prestataire de lettre recommandée électronique (généralement la Poste) informe le destinataire, autrement dit le salarié, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception. Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique (Code des postes et télécommunications électroniques, art. R. 53-3). En cas d'acceptation, le prestataire procède à sa transmission. Les textes ne prévoyant pas que le défaut de réponse dans les 15 jours vaut acceptation, il faut en déduire que le consentement doit être exprès.

 

Remarques On constate une contradiction regrettable entre le texte de la loi du 7 octobre 2016 et celui du décret du 9 mai 2018. En effet, selon la loi, c'est à l'expéditeur, donc à l'employeur, que le destinataire, autrement dit le salarié, doit avoir exprimé son consentement et rien ne permet de dire que ledit consentement ne peut pas avoir été formulé par avance, soit par contrat de travail, soit par adhésion à la charte de l'entreprise.

À la lecture du décret, il n'est pas possible d'obtenir un accord préalable des salariés pour tout envoi électronique. Le consentement est demandé et doit être donné pour chacun d'entre eux, le salarié ignorant d'ailleurs que la lettre recommandée provient de l'employeur.

Cette exigence n'est pas sans poser un sérieux problème aux services RH qui risquent fort de renoncer au courrier électronique du fait qu'ils doivent demander, par l'intermédiaire de la Poste, l'accord préalable du salarié et attendre un délai de 15 jours chaque fois qu'ils veulent lui adresser une lettre recommandée électronique. En cas de refus, rien ne leur interdit d'envoyer la lettre recommandée par la voie habituelle, mais ils auront perdu 15 jours.

 

c) Preuve de l'envoi

Le prestataire de lettre recommandée électronique délivre à l'expéditeur une preuve du dépôt électronique de l'envoi. Le prestataire doit la conserver pendant au moins un an.

Ce « récépissé » de dépôt comporte les informations suivantes :

  • le nom et le prénom ou la raison sociale de l'expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;
  • le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
  • un numéro d'identification unique de l'envoi attribué par le prestataire ;
  • la date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;
  • la signature électronique avancée ou le cachet électronique.

 

d) Réception

Le destinataire peut refuser ou, simplement, ne pas réagir. Dans ce cas, le prestataire de services devra mettre à disposition de l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours, une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Ce document comportera les mêmes informations que le « récépissé » du dépôt ainsi que, le cas échéant, la date et l'heure du refus.

Le prestataire devra conserver cette preuve pendant au moins un an. L'expéditeur aura accès à toutes ces informations pendant un an.


Je reste à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire, pour toute question, ainsi que pour tout rendez-vous dans mon cabinet situé sur Sète,
Merci de me contacter via le formulaire de contact ou directement au 04 67 45 90 90.

Me Gabriel SEIGNALET

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