Les obligations des agents immobiliers en matière de tenue de registres et de reçus

Les registres et les reçus

Les agents immobiliers qui « reçoivent, détiennent des sommes d'argent, des biens, des effets ou des valeurs, ou en disposent, à quelque titre et de quelque manière que ce soit », à l'occasion de leurs opérations professionnelles, doivent respecter les obligations relatives aux tenues des registres et aux délivrances des reçus (L. no 70-9, 2 janv. 1970, art. 5, JO 4 janv.).

 

a) Registres

 

1. Registre des mandats

Tous les mandats sont mentionnés par ordre chronologique sur un registre coté sans discontinuité et relié ; ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du Code civil (C. civ., anc. art. 1316 et s.). Ces mandats doivent être conformes au modèle déterminé par l'annexe I de l'arrêté du 16 avril 1996 (Arr. 16 avr. 1996, NOR : JUSC9620019A, JO 24 avr.). Notons que ce même arrêté a créé un registre de mandat spécifique au vendeur de liste (Arr. 16 avr. 1996, NOR : JUSC9620019A, précité, ann. II).

Le mandat qui n'a pas été porté à sa bonne date, mais qui a bien été inscrit chronologiquement, produit ses effets (CA Grenoble, ch. com., 25 sept. 2002, no 00/500060, La Revue bleue-Informations FNAIM 2003, no 301, p. 10).

Le numéro d'inscription sur le registre des mandats est reporté sur celui des exemplaires du mandat qui reste en possession du mandant (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 72, JO 22 juill.).

N'est pas valable le mandat qui n'a pas été enregistré lors de sa signature ; l'exemplaire resté en possession du mandant ne comportait aucun numéro d'ordre d'enregistrement, l'agent étant privé de toute rémunération ou indemnité compensatrice (CA Paris, 2e ch., 24 sept. 1993, SARL Prim, RD imm. 1994, p. 71 ; sur l'importance de l'inscription qui doit figurer, non seulement sur l'exemplaire du mandataire, mais aussi sur celui du mandant, voir Cass. 1re civ., 26 nov. 1996, no 93-19.917, Bull. civ. I, no 412). De même, cette omission rendant le mandat nul, il n'engage donc pas le propriétaire envers un acquéreur présenté par le mandataire (Cass. 3e civ., 8 avr. 2009, no 07-21.610, Bull. civ. III, no 80, JCP N 2009, no 18, 339).

Notons, en outre, que la Cour de cassation a rappelé que les dispositions des articles 72 et 73 du décret no 72-678 du 20 juillet 1972 étaient d'ordre public et leur inobservation était pénalement sanctionnée (Cass. 1re civ., 27 janv. 1987, no 85-11.276, RD imm. 1987, p. 256, RD imm. 1989, p. 130, obs. D. Tomasin). Le registre des mandats doit être unique ; il ne peut y avoir un registre des mandats de vente et un registre des mandats de recherche (Cass. 1re civ., 10 déc. 2014, no 13-24.352, Bull. civ. I, no 205, JCP N 2015, no 1-2, act. 124).

Le mandat et le registre des mandats sont conservés pendant dix ans (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 72), ce qui interdit donc à l'agent immobilier de remettre pendant cette durée l'original du mandat, même révoqué, au mandant, nonobstant les dispositions de l'article 2004 du Code civil (Cass. 1re civ., 19 févr. 2002, no 99-15.606, Gaz. Pal. 9 au 11 juin 2002, p. 17).

 

2. Registre-répertoire

Les agents immobiliers titulaires de la carte portant la mention « Transactions sur immeubles et fonds de commerce » ou « marchands de listes » doivent mentionner immédiatement tous les versements ou remises qui leur sont faits sur un registre-répertoire dit « de la loi du 2 janvier 1970 » conforme au modèle figurant à l'annexe I de l'arrêté du 1er septembre 1972 (JO 15 sept.). Le registre-répertoire est, à l'avance, relié et coté sans discontinuité. Il peut être établi sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du Code civil (C. civ., anc. art. 1316 et s.). Il est tenu sous la responsabilité du titulaire de la carte professionnelle, ou de ses représentants, légaux ou statutaires, s'il s'agit d'une personne morale (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 51).

Il est tenu un registre-répertoire par le titulaire de la carte professionnelle pour l'ensemble de son activité, et un registre-répertoire pour chaque établissement, succursale, agence ou bureau, sous la responsabilité de la personne qui le dirige (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 51, al. 5).

Le garant peut demander à tout moment communication du registre-répertoire (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 51, dern. al.).

Ce registre-répertoire doit être conservé pendant dix ans (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 53).

 

3. Registre des actes

La réforme de la TVA applicable aux opérations immobilière résultant de l'article 16 de la loi de finances rectificative pour 2010 no 2010-237 du 9 mars 2010 (JO 10 mars) ôte tout fondement légal à l'ancien article 50 sexies de l'annexe IV du Code général des impôts (Rép. min. à QE no 76471, JOAN Q. 15 juin 2010, p. 6662). Il en résulte que le registre des actes n'a plus à être tenu par les agents immobiliers.

Antérieurement à cette réforme, les agents immobiliers devaient tenir un autre registre qui était instauré par l'article 852 du Code général des impôts et l'article 50 sexies de l'annexe IV du même code. Tout acte qui portait sur la cession et la location de tout immeuble ou fonds de commerce et d'actions ou parts de sociétés immobilières dont les résultats étaient compris dans la base de l'impôt sur le revenu au titre des bénéfices industriels et commerciaux était mentionné.

La tenue du registre-répertoire ne dispensait pas de la tenue du répertoire des actes. Le registre-répertoire est un document comptable dont les informations devaient d'ailleurs renvoyer au répertoire des actes. Le répertoire des actes était lui un document à fonction fiscale, il devait contenir l'ensemble des opérations réalisées même s'il n'y a pas eu mouvements de fonds par la comptabilité de l'agent immobilier.

 

b) Reçus

Tous les versements ou remises doivent donner lieu à la délivrance d'un reçu qui doit être conforme au modèle figurant aux annexes II, III ou IV de l'arrêté du 1er septembre 1972 (JO 28 sept.). Un double du reçu demeure dans un carnet de reçus (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 1er). Les documents peuvent être établis sous forme électronique conformément aux articles 1365 et suivants du Code civil (C. civ., anc. art. 1316 et s.).

Le garant peut demander qu'un double de chaque reçu lui soit adressé (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 3).

Le titulaire du registre-répertoire peut, sous sa responsabilité et sous réserve des stipulations du contrat qui accorde la garantie, remettre des carnets de reçus à des personnes agissant pour son compte et titulaires du récépissé ou de l'attestation légale (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 4).

Le titulaire du registre-répertoire doit porter sur un état spécial la date de la mise en service d'un carnet de reçus en précisant son numéro, le cas échéant, le nom et la qualité de son détenteur, ainsi que le numéro de récépissé ou de l'attestation (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 5).

Dans les cinq jours francs suivant la délivrance d'un reçu, le versement ou la remise de fonds doit être mentionné sur le registre-répertoire de celui pour le compte duquel il détient le carnet (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 52, al. 6).

Ces documents doivent être conservés par le titulaire du registre-répertoire pendant dix ans (D. no 72-678, 20 juill. 1972, art. 53).

Le titulaire de carte professionnelle ayant déclaré ne pas détenir de fonds pour autrui doit maintenir le carnet de reçus, ne serait-ce que pour la perception de ses rémunérations.

 

c) Sanctions pénales

Toute personne qui aura reçu ou détenu des sommes d'argent, biens, effets ou valeurs quelconques sans carte professionnelle ou en violation des conditions de tenue des documents et des reçus ou encore qui aura exigé ou accepté des sommes d'argent, biens, effets ou valeurs quelconques en infraction avec les dispositions de l'article 6 de la loi no 70-9 du 2 janvier 1970 sera punie de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 euros d'amende (L. no 70-9, 2 janv. 1970, art. 16).

Sera punie de six mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende, la personne qui mettra obstacle à l'exercice de la mission des agents publics chargés du contrôle en refusant de leur communiquer les documents réclamés, notamment les documents bancaires ou comptables ainsi que les mandats écrits (L. no 70-9, 2 janv. 1970, art. 17).

 

Je reste à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire, pour toute question ainsi que pour tout rendez-vous dans mon cabinet situé sur Sète.

Merci de me contacter via le formulaire de contact ou directement au 04 67 45 90 90.

Me Gabriel SEIGNALET,

Avocat à la Cour.

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